Stellenbeschreibung Projektassistenz
Um unser Team zu verstärken, suchen wir eine:n Projektassistent:in in festem Angestelltenverhältnis in Teil- oder Vollzeit.
Deine Aufgaben
- Teamassistenz: Du kreierst Termine, verwaltest die Handkasse und führst Bestellungen und Reisebuchungen durch.
- Kundenkontakt: Du kannst Fragen der Kund:innen innerhalb deines Aufgabengebiets umfassend beantworten und Kundenmeetings in sinnvollen Protokollen zusammenfassen.
- Projektsteuerungstools: Du wendest Projektsteuerungstools (Budgetlisten, Agentursoftware etc.) an. Auch bist du in der Lage, Rechnungslegungen vorbereiten.
- Umsetzung vor Ort: Du unterstützt die übrigen Teammitglieder bei Veranstaltungen vor Ort.
- Dienstleistende: Du ermittelst geeignete Lieferant:innen und führst Anfragen in Abstimmung mit dem Team durch. Du schreibst Beauftragungen und formulierst Briefings für Dienstleistende. Du bist in der Lage, eingehende Angebote grundlegend zu prüfen, festzustellen, ob sie dem Briefing entsprechen und ggf. mit den Dienstleistenden nachzuverhandeln. Du denkst flankierend notwendige Dienstleistungen (Transporte/Aufbaukosten/Lieferungskosten etc.) mit, fragst diese an und kalkulierst sie. Du bist in der Lage, einzelne Dienstleistungen in Abstimmung mit der Projektleitung allein zu betreuen.
- Einladungsmanagement: Idealerweise bist du in der Lage, das Einladungsmanagement effizient durchzuführen.
- Neugeschäft: Du unterstützt in der Akquisition von Veranstaltungen und Projekten, indem du z.B. Kosten bei Dienstleistenden anfragst.
Dein Profil
Du bist eine Persönlichkeit, die erste Projekterfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen besitzt und unsere Agentur produktiv unterstützen kann.
Dein Profil im Einzelnen:
- Erste Erfahrungen im Bereich Kommunikation/Live-Kommunikation. Dies beinhaltet ein Verständnis für merkfähige und zugleich spannende Themeninszenierungen, Grundverständnis und Empathie für die Erfordernisse der Eventproduktion und Budgetplanung.
- Verständnis für betriebswirtschaftliche und budgetäre Zusammenhänge.
- Interesse für Neuheiten und Entwicklungen im Bereich Eventproduktion und stete proaktive Weiterbildung.
- Sehr wichtig ist uns ein sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen (PowerPoint, Excel, Word); das Führen umfangreicher Teilnahme- und Gästelisten gehört zu deiner Aufgabe.
- Abitur und Führerschein Klasse B ist unbedingt erforderlich.
Dein Kontakt
Fühlst du dich angesprochen? Dann schick uns bitte deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Zeugnisse) mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit (ggf. Kündigungsfrist) per E-Mail an jobs@marqueur.de.
Bei Fragen wende dich bitte an:
marqueur GmbH | Agentur für Live-Kommunikation
Bertram Grund
Palais am Gleisdreieck
Schöneberger Straße 18
10963 Berlin
Tel: 030 69 80 73-41
Wer wir sind:
Die marqueur GmbH ist eine unabhängige Agentur für Live-Kommunikation mit Sitz in Berlin. Das Team der 2003 gegründeten Agentur besteht aus Eventspezialist:innen mit Zusatzkompetenzen in Kommunikationsdesign, Einladungsmanagement, Moderation und Mediation. Es wird vom Geschäftsführer Bertram Grund geleitet.
Seit 20 Jahren gestaltet marqueur Live-Kommunikation mit Anspruch, Empathie und Engagement. marqueur (franz. Textmarker) steht für anzeigen, markieren, hervorheben, so reicht unser Spektrum von effizientem Veranstaltungsmanagement bis zu eindrucksvollen Gesamtinszenierungen, mit denen wir eine hohe Aufmerksamkeit, Beteiligung und Bindung der Zielgruppen erzielen.
Neben Formaten zur Politikvermittlung und Bürgerinformation gestaltet marqueur Konferenzen, Tagungen, Fachsymposien, Workshops, Roadshows, selbst konzipierte Ausstellungen, Messeauftritte, Empfänge, Galas, hochrangige Preisverleihungen, Incentives und Public Events für 80 bis 8.000 Gäste.
Wir achten auf das Einhalten geregelter Arbeitszeiten, soweit es die Projekte und deren Veranstaltungszeiten erlauben. Dabei garantieren wir einen unmittelbaren Zeitausgleich nach Produktionen.
Einmal die Woche treffen wir uns zu einem gemeinsamen Frühstück, um Details laufender und Gegebenheiten anstehender Projekte zu besprechen. Ebenso ist dies ein zusätzlicher Raum für die Schilderung besonderer Umstände und die Erörterung von Problemlösungen.
Auch bieten wir einmal in der Woche Yoga an – uns ist Gesundheit und menschlicher Umgang ebenso wichtig wie die perfekte Konzeption, Planung und Organsation der Veranstaltungen für unsere Kund:innen.